Overstappen · uitleg voor scholenUitleg voor scholen
Overstappen.
Zonder dat er iets kwijtraakt.
Een nieuw systeem kiezen is één ding. Alles meenemen is het moeilijke deel: leerlingen en ouders, cijfers die nog meetellen, en jaren aan oude gegevens. Hier lees je hoe een overstap gaat, wat de wet regelt en hoe ver Ludendo is.
Voor schoolleiding, administratie en ICT. Dit is uitleg, geen juridisch advies: laat je eigen jurist of privacyfunctionaris meelezen. Ludendo is in ontwikkeling en nog bij geen school in gebruik.
Wanneer en hoe
Eén moment in het jaar.
De voorbereiding begint eerder.
Overstappen doe je bij de start van een schooljaar. Dan beginnen klassen, roosters en cijfers opnieuw, en staat niets van één jaar half in twee systemen. Zo ziet de route eruit.
Ruim vooraf
Kijk naar je contract.
Wanneer loopt het af, en wat is de opzegtermijn? Zeg je een contract voor bepaalde tijd eerder op, dan kan er een vergoeding gelden.
Vóór het opzeggen
Vraag wat je meekrijgt.
Schriftelijk: welke gegevens, van welke jaren, in welk bestand, met een beschrijving van de opbouw, en of er kosten zijn. Vraag ook om een proefexport.
Het voorjaar ervoor
Een proef.
Lees de export op proef in en vergelijk. Bij examenleerlingen per leerling: klopt het gemiddelde van het schoolexamen in het nieuwe systeem met het oude?
1 augustus
Het nieuwe jaar begint.
Leerlingen, ouders, klassen en docenten staan in het nieuwe systeem. Vergelijk de cijfers en doe een steekproef zolang het oude systeem nog open is, en spreek af tot wanneer dat is.
Daarna
Alles ophalen.
Je hebt minstens 30 dagen om alle gegevens op te halen. Dan hoeft de leverancier je alleen nog de bestanden te laten downloaden. Pas daarna mag hij wissen, en dat bevestigt hij.
Wat de school zelf regelt
- Wat de AVG vraagt, zoals een verwerkersovereenkomst en een DPIA: de AVG bij een nieuw systeem.
- Ouders en leerlingen op tijd vertellen wat er verandert.
- Vanaf 2027 vraagt de Archiefwet bij een overstap een plan, en een verklaring dat alles goed is overgezet. Ludendo maakt die verklaring straks bij het inlezen. Gepland
- Wat al over de bewaartermijn is, neem je niet mee. Een overstap is een goed moment om op te ruimen. De bewaartermijnen
Wat de wet regelt
Je gegevens gaan mee.
Vanaf 12 januari 2027 gratis.
Sinds september 2025 geldt de Europese Data Act, ook voor contracten van daarvoor. Die maakt overstappen tussen diensten via internet makkelijker. Volgens ons hoort een leerlingadministratie in de cloud daarbij.
Alles, in een open formaat
De oude leverancier geeft alle gegevens mee die te exporteren zijn, in een gangbaar bestand dat een computer kan lezen. Met een overzicht van hoe ze zijn opgebouwd.
Vanaf 12 januari 2027 gratis
Tot die datum mag hij hooguit de directe kosten van de overstap rekenen, en alleen als dat in het contract staat. Daarna niets meer.
Vaste termijnen
Een opzegtermijn van hooguit 2 maanden. De overgang zelf duurt hooguit 30 dagen, en de school mag die één keer verlengen. Kan het technisch niet, dan mag hij tot 7 maanden nemen; dat meldt hij binnen 14 werkdagen. Daarna minstens 30 dagen om alles op te halen.
Wat de oude leverancier wél mag rekenen. Het gewone abonnement zolang het contract loopt. Een vergoeding als je een contract voor bepaalde tijd eerder opzegt, als hij die vooraf heeft gemeld. Volgens de ACM hooguit wat je tot de einddatum nog zou betalen; bij een lang contract kan dat veel zijn. En extra diensten die je zelf vraagt, zoals na de overstap blijven inzien. Die extra dienst mag nooit in de plaats komen van de volledige export.
Hoe zeker is dit? Volgens onze lezing van de wet en de leidraad van de ACM geldt dit ook voor een leerlingadministratie als dienst via internet. Echt zeker is dat pas als een rechter of toezichthouder het zegt. Er ligt ook een Europees voorstel om de regels voor oudere contracten te versoepelen; het kostenverbod blijft daarin staan.
Bronnen: Data Act, Verordening (EU) 2023/2854, art. 23–31 en 50; ACM, Leidraad Cloud (voorlopige versie, 19 oktober 2026). Gelezen op 12 november 2026.
De oude gegevens
Drie kanten op.
Zo neemt Ludendo alles mee.
Niet alles hoort op dezelfde plek. Wat je dit jaar gebruikt, gaat de app in. Wat voorbij is maar nog bewaard moet worden, gaat naar het archief.
Wat je nu gebruikt
Leerlingen, ouders, klassen en docenten van het nieuwe schooljaar. Je leest ze in uit een bestand, en pas na een controle gaat alles in één keer over. Gebouwd, nog niet in gebruik
Wat nog meetelt
De cijfers van het schoolexamen van leerlingen die nog examen doen, een lopend OPP en lopende besluiten. Die gaan de app in, pas nadat de examensecretaris per leerling heeft vergeleken. Gepland
Wat voorbij is
Eerdere jaren en oud-leerlingen, voor zover de bewaartermijn nog loopt. Die komen in het Ludendo Archief: alleen lezen, doorzoekbaar en altijd te downloaden. Gepland
Je export, je eigen kolommen. Er is geen open standaard om een hele leerlingadministratie over te zetten. Daarom koppel je straks één keer de kolommen van je exportbestand, en Ludendo onthoudt dat. Het doel: het werkt met exports uit Magister en Somtoday, en met andere systemen op dezelfde manier. Dit is gepland; nu herkent het inlezen alleen bekende kolomnamen. Valt een export tegen, dan kan het ook met een pdf per leerling. Een alternatief voor Magister of Somtoday? We gebruiken alleen de export die de school zelf maakt.
Weer weg kunnen
En als je later weer weg wilt?
Dan geldt hetzelfde voor ons.
- Alles in één bestand. Alle gegevens van de school, met een beschrijving van de opbouw, zodat een ander programma het kan inlezen. Daarvoor hoeft de school ons niets te vragen. Gebouwd, nog niet in gebruik
- Het archief als pakket. Het hele archief in gewone bestanden, met een kijker die zonder internet en zonder Ludendo werkt. Gepland
Afspraken op papier
Wat er gebeurt als een school weggaat of als Ludendo stopt, komt in de verwerkersovereenkomst. Die is er nog niet: de aanvulling is in concept. De stukken
Vragen
Wat scholen vragen
over overstappen.
Wat regelt de Data Act bij een overstap?
Je oude leverancier moet al je gegevens meegeven in een gangbaar bestand, met een beschrijving van de opbouw, en binnen vaste termijnen. Vanaf 12 januari 2027 mag hij daar volgens ons niets meer voor rekenen. Blijven inzien in het oude systeem mag hij wel laten betalen, als extra dienst.
Kunnen we halverwege het schooljaar overstappen?
Naar Ludendo niet. Overstappen kan alleen bij de start van een schooljaar. Halverwege zouden cijfers, verzuim en rapporten van één jaar in twee systemen staan.
Moeten we het oude systeem aanhouden om oude gegevens in te zien?
Niet als je een volledige export hebt. Wie naar Ludendo overstapt, krijgt de oude gegevens in het Ludendo Archief, zonder extra kosten. Het archief is gepland, nog niet gebouwd.
Werkt het met de export van ons huidige systeem?
Leerlingen, ouders, klassen en docenten inlezen uit een bestand is gebouwd. Voor de oude jaren koppel je één keer de kolommen van je export; sjablonen voor de exports uit Magister en Somtoday zijn gepland. Hoe goed het wordt, hangt af van de export die je krijgt. Vraag die daarom vóór je opzegt schriftelijk op, voor alle jaren.
Helpt Ludendo bij de overstap?
Ja: bij het aanvragen van de export, bij een proef en bij de echte overgang. Maatwerk per school doen we niet.
Wat kost een overstap naar Ludendo?
Dat staat nog niet vast, net als de prijs van Ludendo zelf. Het archief zit straks in de licentie, zonder extra kosten.
Kunnen we al overstappen?
Nog niet. Ludendo is in ontwikkeling en nog bij geen school in gebruik. De eerste drie scholen stappen op zijn vroegst in augustus 2028 over. Hoe ver we zijn
Denk je aan overstappen?
Kom
kennismaken.
We laten de app zien met verzonnen gegevens, vertellen eerlijk wat er al werkt en denken mee over je planning. Stuur geen gegevens over leerlingen mee.
Je mail komt bij Thomas en Geert, de makers van Ludendo.