Ludendo Archief · het komt er, nog niet gebouwdKomt er, nog niet gebouwd
Het Ludendo Archief.
Oude gegevens, zonder het oude systeem.
Na een overstap moet een school nog jaren bij oude gegevens kunnen: de administratie en het verzuim, cijfers, het dossier en het examen. Wie naar Ludendo overstapt, krijgt daarvoor het Ludendo Archief, zonder extra kosten. Met een volledige export hoef je het oude systeem dan niet aan te houden.
Gepland. Besloten: het archief komt er. Nog niet gebouwd, en er is nog geen datum.
Wat erin staat
Per oud-leerling.
Met de herkomst erbij.
- De vaste gegevens: naam, geboortedatum, het oude leerlingnummer, de periode op school, opleiding en klas per jaar.
- De administratie en het verzuim.
- Cijfers per jaar en per vak, en het dossier: notities, zorg en het OPP.
- Het examendossier en de uitslag, met de cijfers van schoolexamen en centraal examen, de eindcijfers en het profielwerkstuk.
- Documenten als pdf: cijferlijsten, rapporten en brieven.
Drie regels
- Niets gaat verloren. Een kolom die Ludendo niet kent, gaat mee als "overige gegevens" en blijft zichtbaar.
- De herkomst blijft erbij. Bij elke regel staat uit welk bestand en welk systeem hij komt, en wanneer en door wie hij werd ingelezen.
- Alleen lezen. Fout ingelezen? Dan haal je die hele inleesbeurt weg en lees je opnieuw in.
Wie erbij mag
Alleen wie het nodig heeft.
En elke blik staat in het logboek.
Wie het archief opent, kiest eerst een reden, zoals een inzageverzoek of een vraag van de leerplichtambtenaar. Dat kost één tik en maakt in het logboek zichtbaar waarom iemand keek.
Administratie en examensecretaris
Zoeken en inzien. De administratie leest ook in en stelt de bewaartermijnen in.
Zorgcoördinator
De zorgstukken, alleen met de eigen rechten voor zorg en medische gegevens.
Schoolleiding
Geeft akkoord op de lijst met wat weg mag.
Mentor en docent
Standaard niets. De school kan het een mentor geven als dat nodig is.
Ouders en (oud-)leerlingen
Geen eigen toegang. Ze vragen inzage aan de school, en de school maakt een kopie.
Diploma kwijt?
Voor diploma's vanaf 2006 verwijst de school naar DUO. Voor oudere maakt de examensecretaris een verklaring uit het archief: een bewijs, geen vervanging van het diploma.
Bewaren en weggooien
Weg na de termijn.
Maar pas met akkoord.
De termijnen van Kennisnet
Administratie en verzuim 5 jaar en 8 weken na uitschrijving; cijfers, rapporten, dossier en zorg 2 jaar. Aanpassen kan, maar nooit korter dan de wet. Alle termijnen
Een lijst, 30 dagen vooraf
Wat over de termijn is, komt op een lijst. De administratie ziet 30 dagen vooraf wat weg zal gaan; pas na akkoord van de schoolleiding is het weg. Bij een bezwaar of rechtszaak kun je een leerling vasthouden.
Examen nooit vanzelf
Uitslag, cijferlijst en diploma gaan nooit vanzelf weg, zolang er voor het vo geen selectielijst is. Vernietig je iets wat onder de Archiefwet valt, dan maakt Ludendo een verklaring van vernietiging.
Nooit vast aan Ludendo
Altijd te downloaden.
In gewone bestanden.
Op elk moment kan de school het hele archief downloaden als archiefpakket. Dat is het antwoord op twee vragen: wat als Ludendo stopt, en wat als wij weggaan?
Open bestanden
Per soort gegeven een CSV-bestand met een beschrijving per kolom, en de documenten als PDF/A, een pdf die ook over vele jaren nog leesbaar is.
Een eenvoudige kijker
Eén bestand dat zonder internet en zonder Ludendo werkt, met zoeken op naam en geboortedatum.
Klaar voor het archief
Met de gegevens over herkomst en bewaartermijn volgens MDTO, de standaard voor archieven van de overheid. Zo kan een school het pakket ook in haar eigen e-depot onderbrengen.
Veilig de deur uit. Het pakket is de hele geschiedenis van de school in één bestand. Daarom mag alleen wie het archief beheert het maken, en staat dat in het logboek. Het gaat versleuteld de deur uit, met het wachtwoord langs een andere weg. Bewaar het op een beveiligde plek van de school, niet op een usb-stick.
Inlezen
Uit je oude systeem.
Eén keer de kolommen koppelen.
Er is geen open standaard om een hele leerlingadministratie over te zetten. Daarom koppel je één keer de kolommen van je exportbestand, en Ludendo onthoudt dat als sjabloon. Het doel: het werkt met exports uit Magister en Somtoday, en met andere systemen op dezelfde manier.
- Vraag de export aan bij je huidige leverancier, schriftelijk en voor alle jaren. Vanaf 12 januari 2027 is dat volgens ons gratis. Wat de Data Act regelt
- Lees op proef in. Ludendo herkent wat het kan; de rest koppel je zelf. Er wordt nog niets opgeslagen.
- Controleer en lees in. Pas daarna gaat het definitief over. Wat al over de bewaartermijn is, lees je standaard niet in.
Hoe goed het wordt, hangt af van de export die je krijgt. Valt die tegen, dan kan het ook met een pdf per leerling. We helpen bij een proef en bij de echte overgang; maatwerk per school doen we niet.
Vragen
Wat scholen vragen
over het archief.
Wat is het Ludendo Archief?
Een deel van Ludendo dat er gaat komen, waarin een school na een overstap de oude gegevens bewaart: alleen lezen, doorzoekbaar per oud-leerling, elke blik in het logboek, weg na de bewaartermijn met akkoord van de school, en altijd te downloaden. Zonder extra kosten voor een school die naar Ludendo overstapt.
Is het archief er al?
Nee. Besloten is dat het er komt, maar het is nog niet gebouwd en er is nog geen datum. Ludendo is nog bij geen school in gebruik.
Wat kost het archief?
Voor een school die naar Ludendo overstapt niets extra: het zit in de licentie. Wat Ludendo zelf kost, staat nog niet vast.
Kunnen we het archief ook gebruiken zonder over te stappen?
Dat willen we later aanbieden, tegen een kleine prijs voor het bewaren en met een eigen verwerkersovereenkomst.
Wat als Ludendo stopt?
Dan heb je de volledige export van alle gegevens, en het archiefpakket: gewone bestanden met een kijker die zonder Ludendo werkt. Daarom stellen we elk jaar voor een vers pakket te bewaren. Wat er dan precies gebeurt, komt in de verwerkersovereenkomst.
Wie is verantwoordelijk voor de gegevens?
De school. Ludendo bewaart ze in opdracht van de school. Dat komt in de verwerkersovereenkomst, die er nog niet is.
Denk je aan overstappen?
Kom
kennismaken.
We vertellen eerlijk wat er al werkt en wat nog komt, en denken mee over je oude gegevens. Stuur geen gegevens over leerlingen mee.
Je mail komt bij Thomas en Geert, de makers van Ludendo.