Uitleg voor scholen · voortgezet onderwijsUitleg voor scholen
Een leerlingadministratie kiezen.
De eisen op een rij.
Een nieuw systeem voor de leerlingadministratie kies je voor jaren. Deze lijst helpt bij de keuze en bij een aanbesteding: per eis waarom die ertoe doet, en wat je de leverancier vraagt. Bruikbaar voor elk systeem, ook als je niet voor Ludendo kiest.
Stand 12 november 2026. Dit is uitleg, geen juridisch advies.
1 · DUO en de andere systemen
Aansluiten op de keten.
Daar staat of valt een overstap op.
| Eis | Waarom | Vraag aan de leverancier |
|---|---|---|
| Levering aan DUO (het Register Onderwijsdeelnemers, vroeger BRON) | Inschrijvingen, verzuimmeldingen en examenresultaten gaan naar DUO, en de bekostiging van de school hangt mede af van wat DUO weet. Zonder levering kun je het systeem niet als je enige administratie gebruiken. | Levert het systeem zelf aan DUO, voor inschrijving, verzuim en examens? Is die aansluiting getest en al in gebruik, en bij hoeveel scholen? |
| Het overstapdossier (OSO) | Bij een overstap van school gaat een deel van het dossier van een leerling digitaal mee, via de standaard OSO. Volgens Edustandaard geldt versie 2026.1 vanaf het schooljaar 2026-2027. | Ondersteunt het systeem OSO 2026.1, voor ontvangen én versturen? |
| Inloggen met het schoolaccount (Entree) | Leerlingen en personeel loggen in met hun schoolaccount via Entree, ook bij digitaal lesmateriaal. Uitgevers krijgen dan geen naam, maar een vast nummer per leerling: het ECK iD. | Werkt inloggen via Entree, en geeft het systeem een ECK iD door aan uitgevers? |
| Rooster | Veel scholen maken het rooster in een eigen programma. | Haalt het systeem het rooster op uit ons roosterprogramma, en hoe vaak? |
| Examendossier en PTA | Schoolexamencijfers tellen mee voor het diploma. Een fout in de weging of bij de overstap raakt een examenleerling direct. | Ondersteunt het systeem ons PTA, de weging en de herkansingen? Hoe komen de SE-cijfers van vorige jaren mee bij een overstap? |
| Andere koppelingen | De leeromgeving, de zorg en andere systemen van de school moeten erop aansluiten. | Welke koppelingen zijn er al, en is er een open koppeling die de school zelf kan gebruiken? |
| Inlezen bij de start | Leerlingen, ouders, klassen en docenten moeten er ruim vóór de eerste schooldag in staan. | Kunnen we inlezen uit een bestand, met eerst een controle, en alles of niets? |
2 · Privacy en veiligheid
De gegevens van de school.
Veilig, en alleen voor wie het mag.
| Eis | Waarom | Vraag aan de leverancier |
|---|---|---|
| Verwerkersovereenkomst | De school is verantwoordelijk, de leverancier werkt in opdracht. In het onderwijs gebruik je daarvoor meestal het model van het Privacyconvenant. | Tekent de leverancier het model van het Privacyconvenant (versie 4.0), met een privacybijsluiter? |
| DPIA | Een privacytoets vóór je een systeem met veel gegevens over kinderen gaat gebruiken. | Is er een DPIA, bijvoorbeeld een die SIVON liet maken als het systeem een SIVON-contract heeft, of zijn er bouwstenen om er zelf een te maken? |
| Wie ziet wat | Zorg, medische gegevens en het BSN horen alleen bij wie daar een eigen recht voor heeft. | Kunnen we rechten per rol instellen, en ziet de school in een logboek wie welk dossier opende? |
| Waar de gegevens staan | Opslag in de Europese Unie houdt de gegevens onder Europese regels. | Waar staan de gegevens en de back-ups? Welke andere bedrijven verwerken ze? |
| Beveiliging getest | Een systeem met gegevens van kinderen hoort ook van buiten gecontroleerd te zijn. Voor je eigen eisen helpt het Normenkader IBP van Kennisnet. | Wanneer was de laatste pentest door een onafhankelijk bureau, en mag de school de samenvatting zien? Heeft de leverancier een certificaat of verklaring, zoals ISO 27001? |
| Een datalek | De school meldt een datalek met risico binnen 72 uur nadat ze het ontdekt bij de Autoriteit Persoonsgegevens. | Hoe snel en hoe meldt de leverancier een datalek aan de school? |
3 · Overstappen en weer weg kunnen
Nooit vast aan één leverancier.
Ook niet na tien jaar.
| Eis | Waarom | Vraag aan de leverancier |
|---|---|---|
| Alles exporteren | Valt het systeem onder de Europese Data Act (dat is waarschijnlijk, maar nog niet getoetst), dan geeft de leverancier bij een overstap alle exporteerbare gegevens mee, in een gangbaar bestand. Vanaf 12 januari 2027 mag dat dan niets meer kosten. | Krijgen we alle gegevens van alle jaren, met een beschrijving van de opbouw? Kunnen we dat zelf, zonder het te vragen? |
| De oude jaren na een overstap | De administratie bewaar je minstens 5 jaar na uitschrijving; examengegevens voorlopig niet vernietigen. | Hoe zien we oude gegevens na een overstap in, en wat kost dat? |
| Bewaartermijnen | Niet korter dan de wet, niet langer dan nodig. | Kunnen we termijnen per soort gegeven instellen, en gaat er alleen iets weg met ons akkoord? |
| Opzeggen | Valt het systeem onder de Data Act, dan is de opzegtermijn hooguit 2 maanden en de overgang in principe hooguit 30 dagen. | Wat is de opzegtermijn, de looptijd, en wat kost vroeg opzeggen? |
| Prijs en de toekomst van de leverancier | Je kiest voor jaren, dus ook de leverancier moet er over jaren nog zijn. | Wat kost het per leerling per jaar, alles meegerekend? Wat gebeurt er met de gegevens als de leverancier stopt? |
| Hulp | De eerste weken van het schooljaar zijn het drukst. | Hoe bereikbaar is de helpdesk in die weken, en welke beschikbaarheid spreekt de leverancier af? |
4 · In gebruik
Iedereen moet ermee kunnen.
Zonder lange training.
Voor ouders en leerlingen
Een app met rooster, huiswerk, cijfers met uitleg, ziek melden en verlof aanvragen. Vraag: kunnen ouders met meer kinderen alles op één plek zien?
Voor docenten en mentoren
Afwezigheid, cijfers en lesmateriaal bij de les zelf. Vraag: hoeveel klikken kost het registreren van een les?
Voor de administratie
Wat openstaat, verzuim en leerplicht, verlof, aanmeldingen. Vraag: staat de leerplichtmelding klaar met de juiste termijnen?
Op elk scherm
Werkt het op een telefoon en een laptop, en is het toegankelijk voor wie slecht ziet of alleen een toetsenbord gebruikt?
Fouten herstellen
Een vergissing moet je kunnen terugzetten, zonder de helpdesk te bellen.
Proberen vóór je kiest
Vraag een demo met verzonnen gegevens, en laat een docent, een mentor en iemand van de administratie meekijken.
En Ludendo?
Dezelfde lijst, op onszelf toegepast.
Met hoe ver we zijn.
Ludendo is een nieuwe schoolapp voor het voortgezet onderwijs, in ontwikkeling. Per punt van deze lijst laten we zien wat er al gebouwd is en wat nog niet.
Vragen
Wat scholen vragen
als ze gaan kiezen.
Wat is een leerlingadministratie?
Het systeem waarin een school haar leerlingen bijhoudt: inschrijving, klassen, cijfers, verzuim en examens, met de levering aan DUO. Vaak horen er een app voor ouders en leerlingen en een leeromgeving bij.
Moet een leerlingadministratie aan DUO leveren?
De school moet inschrijvingen, verzuim en examenresultaten aan DUO doorgeven. Dat gaat bijna altijd vanuit de leerlingadministratie. Vraag daarom of het systeem dat zelf doet.
Moet een school een DPIA doen?
Voor een systeem met veel gegevens over kinderen is een DPIA meestal nodig. De school doet die zelf; een leverancier kan bouwstenen aanleveren.
Hoe lang van tevoren begin je?
Ruim een jaar vooraf: kiezen, je huidige contract nakijken, de export aanvragen, en in het voorjaar een proef. Overstappen doe je bij de start van een schooljaar.
Moet een nieuw systeem worden aanbesteed?
Dat hangt af van de waarde van het contract en van je bestuur. Vraag het je inkoper; samen inkopen kan ook via SIVON.
Doe je mee aan een aanbesteding?
Stuur ons
je eisenlijst.
We vullen hem in, met per punt hoe ver Ludendo is. Of kom kennismaken en zie de app met verzonnen gegevens. Stuur geen gegevens over leerlingen mee.
Je mail komt bij Thomas en Geert, de makers van Ludendo.